Lors de l’arrivée d’un collaborateur, on pense naturellement à impliquer les Ressources Humaines, éventuellement les services généraux, juridiques et financiers. On pense plus rarement à l’impact qu’un tel mouvement de personnel pourrait avoir sur l’informatique de l’entreprise. Il n’y a aucune obligation en la matière, et pourtant, la bonne gestion d’une arrivée au niveau informatique est indispensable pour éviter des déconvenues tant pour l’employé que pour l’entreprise. C’est la satisfaction du salarié, ainsi que l’image et la sécurité de l’entreprise qui sont en jeu. Alors, c’est parti pour une checklist d’un bon onboarding informatique !

I. Les risques d’un mauvais onboarding informatique

L’arrivée dans une nouvelle boite est un moment important, excitant, un peu stressant. Les premiers jours sont déterminants pour se faire une idée de son nouvel espace de travail. C’est pourquoi le processus d’onboarding informatique est si important. Un nouvel employé qui arrive dans l’entreprise et trouve à son poste des équipements fonctionnels et des comptes activés se sentira bien accueilli : il était attendu, et sa place est prête. Il aura une bonne image de l’organisation interne et du service informatique.

A l’inverse, arriver face à un bureau vide, et attendre un ou plusieurs jours ses équipements informatiques et des comptes actifs ne laisse pas une très bonne première impression ! De même, une entreprise qui incite ses salariés à utiliser leurs comptes personnels (par exemple, son compte Google lorsque l’entreprise travaille sur Google Workspace) au lieu de leur créer des comptes spécifiques ne donne pas une image très professionnelle. Et en plus, elle s’expose à de sérieux problèmes de sécurité (perte et/ou fuite de données).

II. Alors, comment bien préparer l’arriver d’un nouveau collaborateur ?

Pour bien gérer les arrivées (qu’il s’agisse de salariés, stagiaires, alternants, prestataires externes ou autre), il faut définir un processus d’onboarding. Ce dernier contient une suite d’étapes à réaliser. Il contient également les différents besoins et droits informatiques “génériques”, que vous aurez établi en fonction du service et du niveau de responsabilité du nouvel arrivant.

Etape 1 : informer

La première étape est d’informer toutes les personnes qui vont participer au processus d’onboarding, dont le service informatique. Au plus tôt vous informez les différents services d’une arrivée, au plus vite ils effectueront l’ensemble des actions à réaliser. Transmettez dès la signature du contrat les informations nécessaires (nom, prénom, service intégré, intitulé du poste…) au service IT pour qu’il crée les comptes et accès. Si le nouvel arrivant bénéficie de droits spécifiques, hors génériques, il faut également le préciser.

Etape 2 : équiper et recenser

Pour travailler, le nouveau collaborateur a besoin d’être équipé. Ordinateur fixe et/ou portable, écran, claviers, souris, téléphone fixe et/ou mobile… En plus de cet équipement de travail, la sécurité physique peut également être une question informatique. Par exemple, s’il faut un badge pour accéder aux locaux, il est nécessaire de le configurer en amont. L’idéal est que tous ces éléments soient installés et fonctionnels à son arrivée.

1. Vérifiez l’ensemble des équipements dont le nouvel arrivant aura besoin pour travailler.
2. Regroupez et testez tous ces équipements. Effectuer cette étape le plus rapidement possible permet de passer commande si certains manquent ou sont défectueux. C’est à ce moment qu’il faut par exemple commander la carte SIM si le salarié bénéficie d’un téléphone mobile.
3. Recensez tous les numéros de série des appareils mis à disposition.
4. Préparez le poste de travail (téléchargement des applications de travail).
5. Installez et branchez tous les équipements dans l’espace de travail.

Etape 3 : créer et activer

Une fois l’espace de travail prêt, il faut s’assurer que le nouvel arrivant dispose bien de tous les comptes informatiques à toutes les applications qui lui seront nécessaires. Constituez une liste générique des applications nécessaires selon chaque fonction.  Voici un exemple de liste non exhaustive des comptes à créer et activer :

• Boite e-mail ;
• Suite bureautique (Microsoft 365, Open Office, Libre Office, Google G Suite…) ;
• Accès SIRH ;
• Espaces de stockage (Cloud privé, Microsoft Cloud, Google Workplace, Amazon…) ;
• Intranet et/ou réseaux sociaux d’entreprise (Teams, Slack, Workplace, Talkspirit…) ;
• Logiciels créatifs (Adobe, Canva, Procreate…) ;
• Autres logiciels métier.
• …

En créant les accès, vous serez peut-être également obligés de créer des mots de passe. Pas question de tout noter sur une feuille A4 posé sur le bureau ! Privilégiez l’utilisation de mots de passe provisoires qui seront changés à la première connexion.

Etape 4 : présenter

Toute cette préparation préalable sécurise et fluidifie l’arrivée du nouveau collaborateur. Mais elle ne s’arrête pas pour autant à son premier pas dans l’entreprise ! En effet, il faut s’assurer que tout cet équipement sera bien utilisé, mais aussi préparer une future mutation ou un départ de l’entreprise. Prévoyez un créneau lors de la journée d’accueil qui sera dédié à la remise et la présentation du matériel informatique.

Tout d’abord, lors d’une arrivée, il est commun de fournir un ensemble de documents administratifs, dont, lorsqu’elle existe, la charte informatique. Celle-ci précise les recommandations et obligations en matière d’informatique dans l’entreprise. Cette charte informatique doit contenir un paragraphe sur la notion de confidentialité des données. Elle précise également les mesures de cybersécurité mises en place et quelques bonnes pratiques pour une bonne hygiène numérique. Son contrat peut également inclure des clauses de confidentialité, de non-concurrence et de restitution des données sensibles en cas de départ.

Ensuite, lors de son installation, le nouveau venu va découvrir beaucoup de choses. C’est l’opportunité de lui présenter les outils informatiques qu’il va utiliser. A cette occasion, vous pouvez lui faire signer une remise de matériel informatique. Cette dernière précise l’ensemble des équipements physiques qui lui ont été remis, leurs états et leurs numéros de série respectifs. Elle vous sera utile notamment en cas de départ du salarié (vérifier que tous ces éléments ont bien été rendus). Car le départ d’un salarié doit également suivre des étapes précises pour protéger l’entreprise. Découvrez comment gérer le processus d’offboarding dans l’article ci-dessous.

Offboarding informatique : comment gérer le départ d’un collaborateur ?

III. Automatiser l’onboarding informatique

Pour accélérer le processus d’intégration informatique des nouveaux arrivants, certaines entreprises optent pour des solutions automatisées. Ces solutions permettent de gérer les identités numériques de manière centralisée. Ce sont des IAM (Identity Access Management). Elles comprennent notamment l’authentification unique (SSO) qui permet de se connecter à différentes applications avec un même compte. Complémentaire, l’authentification multi-facteurs permet de vérifier l’identité de la personne qui tente de se connecter grâce à un appareil secondaire.